Faturação certificada numa loja online: o que a lei exige

Cada venda online tem de ter fatura

Vender online não muda as regras de faturação. O Código do IVA obriga a emitir uma fatura por cada venda de bens ou prestação de serviços, seja qual for o tipo de cliente e mesmo que o cliente não a peça. Uma encomenda de 15 euros feita por um particular às duas da manhã precisa de fatura, tal como uma venda ao balcão.

Também há prazo. Em regra, a fatura tem de ser emitida, o mais tardar, até ao quinto dia útil seguinte ao momento em que o IVA é devido. Mas quando o cliente paga antes de a encomenda ser enviada, como é habitual numa loja online, o Código do IVA manda emitir a fatura na data do recebimento. Por isso, numa loja online, a forma mais segura de cumprir é a fatura ser emitida automaticamente quando o pagamento é confirmado, sem depender de alguém se lembrar de a fazer.

Estas regras aplicam-se a quem está sujeito a IVA em Portugal. Algumas situações podem ter regras próprias, e é por isso que cada caso concreto deve ser confirmado com o contabilista certificado da empresa antes de a loja começar a vender.

O programa de faturação tem de ser certificado pela AT

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, é o diploma que reúne as regras de processamento de faturas. No artigo 4.º, obriga a usar exclusivamente programas informáticos previamente certificados pela AT sempre que se verifique uma destas situações:

• o volume de negócios do ano civil anterior ter sido superior a 50 000 euros, ou, no ano de início de atividade, o volume de negócios anualizado ultrapassar esse valor;
• a empresa utilizar programas informáticos de faturação;
• a empresa ser obrigada a ter contabilidade organizada, ou ter optado por ela.

Como saber se um programa é certificado

Na prática, uma loja online que fature de forma automática está a usar um programa informático de faturação, e esse programa tem de estar certificado. Uma folha de cálculo ou um gerador de faturas qualquer não serve.

Existem vários programas de faturação certificados no mercado, com preços e funcionalidades diferentes. A AT mantém no Portal das Finanças uma lista pública dos programas certificados, com a versão, o produtor e o número de certificado de cada um. Antes de escolher, vale a pena confirmar nessa lista que o programa e a versão que vai usar aparecem como certificados.

Também convém confirmar se o programa tem ligação pronta à plataforma da loja ou uma API que permita ligá-los. É isso que vai determinar se a faturação fica automática ou se alguém tem de copiar encomendas à mão.

As faturas têm de ser comunicadas à AT

Emitir a fatura não chega: os elementos de cada fatura têm de ser comunicados à AT. Segundo as perguntas frequentes do Portal das Finanças, os documentos emitidos a partir de 1 de janeiro de 2023 devem ser comunicados até ao dia 5 do mês seguinte.

A AT prevê três formas de fazer esta comunicação:

• transmissão eletrónica de dados em tempo real, por webservice;
• envio de um ficheiro normalizado baseado no SAF-T, no Portal das Finanças ou por linha de comandos;
• inserção direta dos dados no Portal das Finanças.

ATCUD e código QR: o que são e porque aparecem nas faturas

O Decreto-Lei n.º 28/2019 determinou que as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes passassem a ter dois elementos novos: um código único de documento, o ATCUD, e um código de barras bidimensional, o código QR. Os requisitos de ambos estão na Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto.

O ATCUD identifica cada documento de forma única. Antes de usar uma série de faturas, a empresa comunica-a à AT e recebe um código de validação com pelo menos oito carateres. O ATCUD junta esse código ao número sequencial da fatura, separados por um hífen, e aparece no documento com o formato ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial. Em faturas com mais de uma página, tem de constar em todas.

O código QR tem de constar nas faturas emitidas por programas certificados pela AT e inclui, entre outros dados, os valores de base tributável e de imposto por cada taxa de IVA.

As datas de obrigatoriedade destes códigos foram adiadas mais do que uma vez. O que está confirmado é que hoje são obrigatórios; a AT indica, por exemplo, que os documentos pré-impressos sem ATCUD só podiam ser usados até 31 de dezembro de 2022. A Portaria obriga os produtores dos programas certificados a garantir a geração correta do código QR; as séries, por sua vez, têm de estar comunicadas à AT para que o ATCUD possa ser gerado.

Como ligar a loja online ao programa de faturação

Numa loja bem montada, o circuito é este: o cliente paga, o prestador de pagamentos confirma o pagamento, a loja marca a encomenda como paga e envia os dados ao programa de faturação, que emite a fatura e a comunica à AT. O cliente recebe a fatura e a encomenda segue.

Para isto funcionar sem surpresas, há pormenores a acertar antes de abrir. A taxa de IVA de cada produto tem de estar bem configurada na loja e no programa. Os portes de envio, se forem cobrados, também têm de estar configurados, com a taxa que o contabilista indicar. E o checkout deve ter um campo opcional para o NIF, para que o cliente que o queira na fatura o possa indicar.

Outro ponto são as devoluções e os cancelamentos. Convém combinar com o contabilista como tratar estes casos na faturação e garantir que o programa escolhido emite os documentos necessários.

A Ativa Local pode deixar a loja ligada ao programa de faturação certificado que escolher, com as regras fiscais acertadas com o seu contabilista.

Faturas em PDF e faturação eletrónica: confirme as regras em vigor

As regras sobre faturas em PDF enviadas por email e sobre a faturação eletrónica têm sido alteradas e adiadas várias vezes nos últimos anos. Por isso, este artigo não indica datas para essa parte: o que vale é a lei em vigor no momento em que a loja começa a vender.

O conselho prático é escolher um programa certificado que se mantenha atualizado com estas mudanças, e pedir ao contabilista certificado que confirme, para o seu caso concreto, como devem ser emitidas e entregues as faturas aos clientes.